Matéria elaborada conforme a legislação vigente à época de sua publicação, sujeita a mudanças em decorrência das alterações legais.

ROTEIRO 

1. INTRODUÇÃO 

2. DOCUMENTOS DE NEGOCIAÇÃO

    2.1. Para negociação com o potencial importador

        2.1.1. Fatura Proforma

    2.2. Para comprovação da venda no âmbito internacional

        2.2.1. Fatura Comercial 

3. DOCUMENTOS OPERACIONAIS 

    3.3. Para controle governamental e desembaraço aduaneiro

        3.3.1. Registro de Exportação (RE)

        3.3.2. Declaração de Despacho de Exportação (DDE) 

4. DOCUMENTOS FISCAIS E CAMBIAIS 

    4.1. Contrato de Câmbio

    4.2. Comprovante de Exportação (CE)

    4.3. Nota Fiscal (NF-e)

    4.4. Conhecimento de Embarque (Transporte) 

5. DOCUMENTOS DE EMBARQUE

    5.1. Documentos pré-embarque

    5.2. Documentos pós-embarque

        5.2.1. Fatura Comercial

        5.2.2. Romaneio de Embarque

        5.2.3. Borderô

        5.2.4. Certificado de Origem 

6. MODELOS DE DOCUMENTOS

1. INTRODUÇÃO 

No âmbito do comércio internacional, os documentos desempenham importante função, pois uma negociação comercial formaliza-se por meio de um contrato. Pode-se partir, no primeiro momento, de uma carta ou mensagem eletrônica, desde que, por meio delas se definam as condições da operação.  

Todavia, para organização da sistemática do intercâmbio comercial, alguns documentos são padronizados, embora haja diferenciações de modelos conforme determinado pelo país importador. 

Contudo, a finalidade da emissão de documentos de exportação, especificamente, reside na importância de que tais documentos expressem claramente e em detalhes, as condições da negociação de forma a comprovar a venda no contexto do comércio globalizado. 

2. DOCUMENTOS DE NEGOCIAÇÃO 

2.1. Para negociação com o potencial importador 

2.1.1. Fatura Proforma (Factura Proforma / Proforma Invoice) 

Este documento inicia a negociação buscando efetivar uma exportação. Em caso de aceite dos termos de negociação propostos, por parte do importador, o exportador emite a Fatura Proforma, para que o importador possa providenciar os licenciamentos cabíveis e proceda com os trâmites aplicáveis à operação. 

A Fatura Proforma formaliza a negociação e deve ser confirmada pelo importador, posteriormente devolvida ao exportador, contendo o devido aceite do documento. 

Este documento é similar à Fatura definitiva (Commercial Invoice), porém, com características de um orçamento. A Fatura Proforma não gera obrigação de pagamento por parte do comprador (importador). 

A Proforma pode ser emitida no idioma do país importador, ou nos idiomas oficiais do comércio exterior: inglês ou espanhol. 

2.2. Para comprovação da venda no âmbito internacional 

2.2.1. Fatura Comercial (Factura Comercial / Commercial Invoice) 

A Fatura Comercial, denominada em inglês como Commercial Invoice, e em espanhol como Factura Comercial, constitui o documento utilizado nas negociações de compra e venda no âmbito do comércio exterior. Este documento comprova as transações de compra ou venda de mercadorias, bens ou serviços, celebradas em atendimento às normas aplicadas ao comércio internacional (entre países). 

A Fatura Comercial é, também, um documento que instrui o desembaraço aduaneiro (alfandegário) tanto no Brasil como no exterior. 

Este documento está regulamentado e instruído pelo artigo 557 do Regulamento Aduaneiro (RA) - Decreto n° 6.759/2009. 

3. DOCUMENTOS OPERACIONAIS 

3.3. Para controle governamental e desembaraço aduaneiro 

3.3.1. Registro de Exportação (RE) 

O RE é o documento eletrônico emitido e preenchido no Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX), diretamente pelo próprio exportador ou por seu representante legal (despachante aduaneiro). 

A finalidade do RE é de efetivação do registro da operação de exportação, para fins de controle governamental nas áreas comercial, fiscal, cambial e aduaneira. 

Este documento é imprescindível para que seja iniciado o processo operacional de exportação sob controle governamental. Está regulamentado pela Portaria SECEX n° 023/2011, com especial destaque ao caput do artigo 184: 

3.3.2. Declaração de Despacho de Exportação (DDE)  

A Declaração de Despacho de Exportação (DDE) refere-se ao registro realizado exclusivamente pelo exportador ou seu representante legal após a elaboração do Registro de Exportação (RE). 

A emissão deste documento inicia o procedimento do despacho aduaneiro de exportação, seguido do RE que deverá ser averbado pela Receita Federal do Brasil (RFB). Finalizado este trâmite, considera-se autorizado o embarque das mercadorias ao exterior. 

A DDE está regulamentada pela Instrução Normativa n° 028/1994, que instrui o despacho aduaneiro de exportação, de acordo com o art.3°:

O art. 588 do Regulamento Aduaneiro (RA) – Decreto n° 6.759/2009, instrui quanto à emissão da DDE bem como menciona os documentos exigidos:

4. DOCUMENTOS FISCAIS E CONTÁBEIS                   

4.1. Contrato de Câmbio 

O Contrato de Câmbio é o documento emitido pelo Banco negociador de câmbio e que formaliza a troca de divisas (moedas) estrangeiras por moeda nacional. No âmbito internacional, equipara-se à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e tem a validade efetivada a partir da data de saída da mercadoria do território nacional. 

Este documento é regulamentado pela Circular BACEN n° 3.691/2013, de acordo com os art. 40 e 41: 

4.2. Comprovante de Exportação (CE) 

É o documento oficial emitido pela Receita Federal do Brasil (RFB) que comprova o efetivo embarque da mercadoria. O CE consubstancia a operação de exportação e tem força legal para fins administrativos, cambiais e fiscais.

4.3. Nota Fiscal (NF-e) 

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento emitido no âmbito nacional para comprovação da venda e atendimento aos trâmites fiscais de acordo com as normas brasileiras. 

Este documento deve acompanhar a mercadoria desde a saída do estabelecimento exportador, e seguir em trânsito aduaneiro até o local alfandegado para efetivação do desembaraço até a liberação para o embarque internacional, por parte da Receita Federal do Brasil (RFB). 

4.4. Conhecimento de Embarque (Transporte)

O Conhecimento de Embarque é o documento emitido pela companhia transportadora que atesta o recebimento da carga, as condições de transporte e a obrigação de entrega das mercadorias ao destinatário legal, no ponto de destino pré-estabelecido, conferindo a posse das mercadorias.  

Este documento constitui, no mesmo instante, um recibo de mercadorias, um contrato de entrega e um documento de propriedade. Caracteriza-se, também, como um título de crédito. 

O referido conhecimento recebe denominações de acordo com o meio de transporte utilizado:

a) Conhecimento de Embarque Marítimo (Bill of Lading - B/L);

b) Conhecimento de Embarque Aéreo (Airway Bill - AWB);

c) Conhecimento de Transporte Rodoviário (CRT);

d) Conhecimento de Transporte Ferroviário (TIF/DTA).

Este documento é exigido, também, no processo de despacho aduaneiro de exportação nos termos do artigo 588, inciso II, do Regulamento Aduaneiro:

5. DOCUMENTOS DE EMBARQUE 

5.1. Documentos pré-embarque 

Os documentos pré-embarque de exportação, essencialmente, são:

a) Registro de Exportação (RE);

b) Declaração de Despacho de Exportação (DDE);

c) Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);

d) Conhecimento de Embarque / Transporte.

Os documentos acima mencionados estão descritos nos capítulos 3 e 4, desta matéria. 

Há, ainda, outros documentos que podem ser exigidos por meio de legislação específica ou por uma Carta de Crédito, e que estejam relacionados à operação / processo de exportação, por exemplo: Certificado de Fumigação (para pallets de madeira, por exemplo), Lista de Preços, Lista de Pesos, entre outras declarações ou certificados com finalidades específicas. 

5.2. Documentos pós-embarque

5.2.1. Fatura Comercial (Factura Comercial / Commercial Invoice)

Este documento está descrito no item 2.2.1 desta matéria. 

5.2.2. Romaneio de Embarque (Lista de Empaque / Packing List)

O Romaneio de Embarque, também conhecido como Lista de Embarque ou ainda Lista de Pesos, denominada em inglês como Packing List, e em espanhol como Lista de Empaque, constitui o documento emitido pelo exportador para o embarque de mercadorias que se encontram acondicionadas em mais de um volume, ou em um único volume que contenha variados tipos de produtos. 

O Romaneio deve conter a descrição detalhada dos produtos a serem embarcados, com informações relativas à quantidade, peso líquido e peso bruto, por item. 

Este documento é necessário para o desembaraço aduaneiro (alfandegário), principalmente quando ocorre conferência física dos produtos, e para a orientação do importador quando da entrada destes produtos em seu estabelecimento. 

5.2.3. Borderô

O Borderô é o documento utilizado como protocolo, fornecido pelo Banco negociador de câmbio, no qual são relacionados todos os documentos de embarque a ele entregues. 

Este documento é imprescindível, inclusive, quando a condição de venda envolve a contratação de seguro da mercadoria.  

O seguro de ser providenciado anteriormente ao embarque para exportação, junto a uma empresa seguradora autorizada.  

Recomenda-se que o Certificado de Seguro seja relacionado juntamente com os documentos a serem protocolados (recebidos) pelo Banco negociador por meio do Borderô.  

5.2.4. Certificado de Origem 

O Certificado de Origem é o documento providenciado pelo exportador e utilizado pelo importador para comprovação da origem da mercadoria e aplicação da preferência tarifária de redução ou isenção do Imposto de Importação (I.I), em decorrência de disposições previstas em Acordos Comerciais, ou do cumprimento de preferências garantidas pela legislação do país importador. 

No caso das exportações destinadas aos países da Associação Latino Americana de Integração (ALADI) e do Mercado Comum do Sul (MERCOSUL) e, ainda, daquelas processadas no âmbito do Sistema Global de Preferências Comerciais (SGPC), os Certificados de Origem são emitidos pelas federações estaduais de indústria e/ou pelas federações estaduais de comércio. 

No caso das exportações realizadas no âmbito do Sistema Geral de Preferências (SGP), os certificados são fornecidos pelas áreas internacionais das agências credenciadas do Banco do Brasil S.A. 

Cada certificado está estritamente vinculado a uma única operação de exportação e Fatura Comercial.  

Os exportadores devem fornecer previamente às entidades emissoras credenciadas as informações que permitam a correta emissão do documento, por meio da Declaração de Produtor, a exemplo do MERCOSUL. 

Complementarmente, recomendamos a leitura da matéria CERTIFICADO DE ORIGEM. 

5.2.5. Carta de Crédito (Credito Documentario / Letter of Credit – L/C)

A Carta de Crédito é um instrumento de pagamento no âmbito do comércio internacional, vinculado a exigências e documentos específicos a serem apresentados ao Banco negociador das cambiais (documentos de exportação). A garantia de pagamento por parte do Banco utilizado pelo importador está diretamente condicionada ao cumprimento das exigências expressas na Carta de Crédito bem como à inequívoca apresentação dos documentos solicitados por meio da L/C.

Nas operações amparadas por Carta de Crédito, é imprescindível que a via original deste documento seja apresentada pelo exportador ao Banco negociador das cambiais para concretizar a negociação junto ao Banqueiro (emissor da L/C). Ela deve ser providenciada pelo importador e emitida por um Banco, a critério do importador. 

O exportador deve, portanto, buscar informações oficiais sobre o Banco definido pelo importador para a emissão da Carta de Crédito, pois, o Banqueiro designado pelo importador deve apresentar credibilidade diante do mercado internacional.

6. MODELOS DE DOCUMENTOS 

Na página BENS E MERCADORIAS – EXPORTAÇÃO, pode ser encontrada a seção Documentação de Exportação, onde estão disponibilizados diversos modelos de documentos de exportação. 

Fontes de pesquisa: Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC), Portal Econet – Comércio Exterior 

Dispositivos legais: Instrução Normativa n° 028/1994, Regulamento Aduaneiro (RA) – Decreto n° 6.759/2009, Circular Bacen n° 3.691/2013

ECONET EDITORA EMPRESARIAL LTDA.
Autora: Cintia G. Franco

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