Por se tratar da principal obrigação acessória para o cumprimento da legislação fiscal e contábil, é fundamental que o gestor e o setor financeiro de qualquer empresa tenham conhecimento sobre este sistema, para que todo processo seja feito de forma correta, evitando possíveis dores de cabeça.
Nesse artigo vamos explicar o que é SPED e apresentar algumas informações importantes todo o processo.
O que é Sped
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é o sistema criado pelo governo federal para o recebimento de informações fiscais e contábeis das empresas, uma verdadeira plataforma para envio das obrigações acessórias para o fisco.
O SPED é composto por projetos distintos: Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil), Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Por meio deles é realizada uma integração entre as três esferas governamentais fiscalizatórias (federal, estadual e municipal).
A validade jurídica das informações transmitidas ao SPED é assegurada por meio de um certificado digital. Esse certificado funciona como uma assinatura virtual da empresa e garante a segurança da transação realizada pela internet, assegurando que os dados não serão alterados tampouco falsificados.
Qual a utilidade do Sped?
Com a chegada de tecnologias que permitem a modernização da transmissão de dados entre estabelecimentos e fisco, o SPED foi criado como a forma de melhorar o controle por parte do fisco e facilitar o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando o repasse das informações por parte das empresas.
Além disso, o projeto do SPED tem como objetivo facilitar o acesso, por parte dos contribuintes, às informações e obrigações fiscais. Isso pode ser essencial em uma fiscalização para comprovar a situação regular, visto que, com o SPED, torna-se desnecessário a utilização de papel para efetuar a escrituração fiscal e contábil.
Os principais benefícios do Sped
O Sped proporciona inúmeros benefícios em relação ao método utilizado anteriormente. Dentre elas estão:
Redução de custos: algumas despesas derivadas da emissão, impressão e armazenamento de papel deixam de existir com o ambiente digital do SPED. Além disso, há uma simplificação das obrigações acessórias, resultando em redução de custos.
Padronização das informações enviadas: com o SPED há uma padronização na forma de enviar as informações ao fisco. Isso acaba se transformando em uma vantagem para o varejista, pois há uma economia de tempo e também uma redução das chances de falhas no cumprimento das obrigações.
Minimização da sonegação involuntária: sem uma ferramenta para controle das informações fiscais, transparente e fácil de usar, o risco da empresa entrar em uma situação irregular é grande, pois várias situações de erros podem acontecer durante o cálculo de impostos, tributação de produtos ou mesmo durante a entrega das informações. Com o SPED o risco de envolvimento nessas situações é minimizado, pois tudo é feito digitalmente e há uma melhoria da qualidade das informações.
Quais as diferenças entre o Sped Fiscal e Contábil?
As duas principais divisões do SPED são a parte fiscal e a contábil. Entenda o que é e o que deve ser transmitido em cada uma delas:
O que é SPED Fiscal?
O Sped Fiscal é uma obrigação acessória que tem como norte a escrituração fiscal digital das informações referentes às movimentações da empresa, com consequente apuração de impostos, dentre eles o ICMS e IPI, por meio do cadastro dos produtos, cadastro dos clientes e fornecedores, notas fiscais de entrada e saída, entre outras informações.
O que deve ser transmitido?
- Total das entradas (Valor Contábil, Base de Cálculo e Valor do ICMS);
- Total das saídas (Valor Contábil, Base de Cálculo e Valor do ICMS);
- Débitos, créditos e saldos do ICMS;
- Entradas e saídas detalhadas por CFOP;
- Valor total das operações de vendas realizadas por cartão de débito e crédito, discriminados por administradora;
- Se o CST de ICMS está sendo informado de acordo com o enfoque do declarante (por exemplo, se o declarante não apura Substituição Tributária, o CST dos itens que são ST devem ser sempre informado com o CST 060);
- Caso a empresa adquira produtos diretamente do produtor rural, deve ser informado o registro de informação sobre valores agregados.
O que é SPED Fiscal?
O Sped Fiscal é uma obrigação acessória que tem como norte a escrituração fiscal digital das informações referentes às movimentações da empresa, com consequente apuração de impostos, dentre eles o ICMS e IPI, por meio do cadastro dos produtos, cadastro dos clientes e fornecedores, notas fiscais de entrada e saída, entre outras informações.
O que deve ser transmitido?
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Registro do SPED em cartório
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é a solução encontrada pelo fisco para automatizar o processo de envio das informações das empresas para os órgãos fiscalizadores. O objetivo é aumentar o controle e manter os estabelecimentos comerciais dentro das normas estabelecidas.
O Decreto Lei n° 486/69 e o Decreto n° 64.576/69 estabelecem que se os empresários não tiverem os livros obrigatórios escriturados e registrados estes não farão prova em juízo.
Além disso, o Manual de Orientação do Leiaute da ECD, da RFB, diz límpida e transparentemente em seu item 1.24.: “Em relação à autenticação pelos cartórios, deve ser utilizado o Módulo de Registro de Livros Fiscais para os Cartórios de Títulos e Documentos e Pessoa Jurídica, para autenticação de arquivos da ECD. Para isso, é necessário que a empresa registrada em cartório transmita o mesmo arquivo da ECD que foi transmitido ao Sped para os Cartórios por meio do referido módulo. O software referente ao módulo pode ser acessado no site www.rtdbrasil.org.br.”
Considerando-se que a Escrituração Contábil Digital (ECD) não se presta apenas para os fins fiscalizatórios, somente essa disciplinada pela Receita Federal, para todos os outros fins legais o registro é obrigatório. Por exemplo, se não houver registro uma eventual falência será considerada fraudulenta e o Livro Diário registrado é o instrumento de prova em juízo e perante qualquer entidade.
Saiba mais sobre a obrigatoriedade de registro do livro contábil diário no cartório.
Fonte: RTDBrasil